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Die Bürger in der Stadt / Voerde

Seit fünf Jahren Digitalisierung vorangetrieben

Digitalisierung

Mit dem elektronischen Zugang zur Verwaltung via DE-Mail nahm vor fünf Jahren der Digitalisierungsprozess der Ennepetaler Stadtverwaltung Fahrt auf.

Seitdem hat sich viel getan:

So unterzeichneten im Mai 2018 zwei Landkreise und vier Städte, darunter Ennepetal, die „Vereinbarung „Modellprojekt digitales Baugenehmigungsverfahren“ mit dem Ziel, flächendeckend die digitale Bauantragstellung zu ermöglichen und das gesamte Verfahren digital gestalten zu können.

Ende 2020 und somit ein Jahr früher als ursprünglich vorgesehen, soll das Modellprojekt abgeschlossen sein. Ministerin Ina Scharrenbach: „Die hohe Mitwirkungsbereitschaft der Kommunen zeigt, dass wir gemeinsam den richtigen Weg einschlagen“. Dann werden Architekten und Bauherren ihre Anträge vollständig digital übermitteln können und die Daten können nahtlos in den Prozess der Prüfung, der im Hause der Stadtverwaltung ohnehin seit Jahren digital erfolgt, übernommen werden.

Ende 2018 unterzeichneten acht Städte des Ennepe-Ruhr-Kreises gemeinsam mit der Kreisverwaltung eine öffentlich-rechtliche Vereinbarung für ein Dokumenten-Management-System.

"eBehördenakte EN" - was sperrig klingt, ist für die Städte im Ennepe-Ruhr-Kreis ein wichtiger Schritt zu Vereinfachung und Vereinheitlichung der Behördenarbeit: Nicht nur, weil die eAkte Platz spart, wo früher Papierordner ganze Räume füllten, sondern auch, weil sie ganz neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit eröffnet. Innerhalb einer Verwaltung - aber auch für einen ganzen Landkreis.

Eine eAkte kann wie eine Papierakte befüllt werden. Allerdings ist es wesentlich einfacher, elektronische Dokumente (E-Mails etc.) dort unterzubringen. Auch die digitale Zusammenarbeit von Organisationeinheiten innerhalb der Verwaltung wird dadurch schnell und unkompliziert: Wo früher eine Papierakte auf einem Schreibtisch lag und damit für andere nicht einsehbar war, können heute bei Bedarf mehrere Menschen in eine Akte schauen. Für jemanden, der eine Auskunft haben möchte - ob Kolleg/in oder Bürger/in -, lautet die Antwort dann nicht mehr "Ich melde mich die Tage." sondern im Idealfall "Geben Sie mir kurz Zeit, das nachzuschauen".

Obendrein ist mit der eAkte nachhaltiger Datenschutz möglich: Denn Lese- und Schreibzugriffe sind klar geregelt. Mancher darf "nur gucken, nicht anfassen". Wer in einer Akte etwas ändert, beispielsweise in einem Dokument ein Wort einfügt, dessen Veränderung wird im Hintergrund dokumentiert und kann bedarfsweise nachvollzogen werden.

Die Stadt Ennepetal hat bereits seit 1999 schrittweise in einigen Sachgebieten eine digitale Dokumentenablage mit Hilfe eines Archivsystems eingeführt.

Bürgermeisterin Imke Heymann seinerzeit dazu: „Mit der eAkte macht die Stadt Ennepetal einen weiteren großen Schritt in Richtung papierloses Büro“

Heute sind bereits drei Teilbereiche der Verwaltung vollständig digitalisiert, die Akten der rund 30 Mitarbeiter dort werden ausschließlich elektronisch geführt. Acht weitere Bereiche sind mitten in der Projektarbeit.

Seit September 2018 haben Sitzungsunterlagen in Papierform im Ennepetaler Stadtrat ausgedient. Der Sitzungsdienst für die Kommunalpolitiker ist komplett auf Tablet-PC’s umgestellt worden. Zunächst für das ein oder andere Ratsmitglied durchaus gewöhnungsbedürftig, haben sich die Stadtvertreter mit der Technik zwischenzeitlich angefreundet.

Ebenfalls 2018 wurde der „Mängelmelder“ eingeführt:

Ob unsaubere Containerstandorte, unsichere Spielgeräte oder defekte Straßenlaternen, die Bürgerinnen und Bürgerhaben ab seitdem eine Möglichkeit mehr, solche Schäden der Stadtverwaltung zu melden.

So ist jeder in der Lage, unkompliziert und zeitnah eine Beschädigung oder einen Mangel mitzuteilen. Dieser Dienst steht auch von mobilen Geräten wie Smartphones zur Verfügung, so dass direkt vor Ort auch ein Foto und die Standortkoordinaten hochgeladen werden können. Bisher wurden über 150 Mängel über das System gemeldet und beseitigt.

Den Hund anmelden, eine Verbraucherbeschwerde auf den Weg bringen oder eine Anzeige bei der Polizei erstatten - für diese drei Dienstleistungen sind mit Stadt- und Kreisverwaltung sowie der Polizei drei verschiedene Behörden zuständig. Eine Tatsache, die die Bürgerinnen und Bürger Ennepetals seit Anfang 2019 weniger interessieren muss. Mit dem Serviceportal haben die acht Ennepe-Ruhr-Kreis-Städte gemeinsam mit der Kreisverwaltung ein Angebot im Internet freigeschaltet, das Dienstleistungen und Informationen unabhängig von Zuständigkeiten anbietet.

„Das Serviceportal ist rund um die Uhr erreichbar. Anträge und Anfragen können jederzeit gestellt, Auskünfte bequem an verschiedensten Geräten abgerufen werden“, wirbt Bürgermeisterin Imke Heymann für das Projekt.

Aktuell sind 20 Dienstleistungen, wie z.B. das An- und Abmelden eines Hundes oder eine Melderegisterauskunft verfügbar, sowie fünf weitere Dienstleistungen mit eigener Weboberfläche wie z.B. der KiTa-Navigator. Darüber hinaus sind 50 weitere Online-Services des Bundes, des Landes NRW sowie der Kreisverwaltung verlinkt, wie die Beantragung von Wohngeld oder Gewerbean- und Abmeldungen.

Über 200 registrierte Benutzer aus Ennepetal greifen auf das System regelmäßig zu, die Zahl wächst ständig.

Insgesamt ist die Stadtverwaltung Ennepetal in Sachen Digitalisierung gut aufgestellt und schaut zuversichtlich in die Zukunft.

„Die Bürgerinnen und Bürger sind mehr und mehr digital gut ausgerüstet und kompetent. Deshalb müssen wir als moderne Verwaltung und Dienstleister Schritt halten. Ich denke, wir haben schon viel erreicht, sind aber auf einem Weg, der noch lange nicht zu Ende ist“, zieht Bürgermeisterin Imke Heymann ein Fazit.

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