Amtliche Beglaubigungen von Abschriften, Fotokopien sowie Unterschriften

Die amtliche Beglaubigung ist eine Bestätigung der Übereinstimmung einer Kopie / Abschrift mit einem Original (Urschrift) durch einen Beglaubigungsvermerk. Die so beglaubigte Kopie / Abschrift kann an die Stelle des Originals treten.

Eine amtliche Beglaubigung ist nicht in allen Fällen zulässig! Manchmal ist durch Rechtsvorschrift eine öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben – z. B. bei Grundstücks- / Immobiliengeschäften, Grundbuchangelegenheiten...
Eine öffentliche Beglaubigung wird in der Regel durch einen Notar vorgenommen.

Amtliche Beglaubigungen werden nur vorgenommen, wenn das Original des zu beglaubigenden Schriftstückes von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde und / oder die Kopie / Abschrift zur Vorlage bei einer deutschen Behörde benötigt wird (z. B. von Behörde für Behörde, von privat für Behörde, von Behörde für privat – nicht aber: von privat für privat).

Die Zulässigkeit einer amtlichen Beglaubigung ist in der Regel gegeben, wenn das Original des Schriftstückes von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde und/oder die Abschrift bzw. Kopie zur Vorlage bei einer deutschen Behörde bestimmt ist (§ 33 des Verwaltungsverfahrensgesetzes NRW – VwVfG NRW).

Standesamtliche Urkunden (Personenstandsurkunden) dürfen nicht beglaubigt werden. Diesbezüglich wenden Sie sich bitte an das Standesamt, die die jeweilige Urkunde ausgestellt hat.

Auch Ausweisdokumente werden grundsätzlich nicht beglaubigt. Hier soll der Effekt, dass die Kopie anstelle des Originals tritt, explizit nicht eintreten.

Ausländische Schriftstücke dürfen nur für die Bezirksregierung beglaubigt werden. Andere ausländische Texte bedürfen einer Übersetzung eines staatlich anerkannten Übersetzers; dabei wird lediglich die deutsche Übersetzung beglaubigt.

Ausnahme:

Ausweisdokumente wie Personalausweise, Reisepässe, Kinderreisepässe, Nationalpässe sowie Passersatzpapiere werden nur dann beglaubigt, wenn die Beglaubigung zur Vorlage bei einer Behörde oder vergleichbaren öffentlich rechtlichen Stelle vorgeschrieben ist. Der besondere Verwendungszweck ist (ggf. durch geeignete Belege) glaubhaft zu machen.

Beglaubigung Unterschrift:

Unterschriften für alleinreisende Jugendliche werden nur beglaubigt, sofern mindestens ein Sorgeberechtigter das entsprechend in deutscher Sprache verfasste Schriftstück vor Ort unterzeichnet. Der andere Sorgeberechtigte kann das Schriftstück vorab bereits unterschreiben. Zum Unterschriftenabgleich muss ein Ausweis vorgelegt werden. Mitzubringen sind ebenfalls der Ausweis des Jugendlichen sowie des vor Ort Unterzeichnenden. Bitte beachten: Sofern die Unterschrift des nicht anwesenden Sorgeberechtigten von der dessen Ausweises stark abweicht, wird das Schriftstück nicht beglaubigt.

Nicht beglaubigt werden unter anderem:
 

• Personenstandsurkunden (wie bereits zuvor genannt)
• Beglaubigungen für Rentenzwecke (Bitte wenden Sie sich an die Rentenversicherungsstelle)
• Kfz.-Zulassungbescheinigungen I und II sowieFührerscheine (Hierdarf ebenfalls, wie zuvor im Zusammenhang mit der Beglaubigung von Ausweisdokumenten genannt, der Effekt, dass die Kopie anstelle des Originals tritt, explizit nicht eintreten.)
• Abschriften und Kopien, wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist. (Die Beglaubigung eines Auszuges ist hingegen unter ausdrücklicherem Hinweis hierauf zulässig.)
• fremdsprachige Schriftstücke(Da die Zulässigkeit der amtlichen Beglaubigung im wesentlichem vom Rechtscharakter des Originals abhängt, bedarf es der Kenntnis seines Inhaltes. Dies schließt somit die Beglaubigung fremdsprachiger Schriftstücke grundsätzlich aus.)

Aufenthalts- Lebens- sowie Meldebescheinigungen, die im Ausland vorzulegen sind, bedürfen oftmals einer sogenannten „Überbeglaubigung“ – auch Apostille genannt. In diesem Zusammenhang wenden Sie sich bitte an die Bezirksregierung Arnsberg, Seibertsstraße 1, 59821 Arnsberg – Tel.: 02931-820 - www.bezreg-arnsberg.nrw.de